Negocjacje umów z partnerami zewnętrznymi

Coraz częściej w obecnych realiach rynkowych, aby pozostać w dobrych relacjach ze swoim partnerem i nie wystawiać na ryzyko swoich długo wypracowanych, często nawet personalnych, relacji wskazanym jest do negocjacji i „urynkowienia” warunków współpracy wynająć firmę zewnętrzną.

Model IMOP (Integrated Model of Outsourcing Processes) pozwala świadomie kształtować relacje z dostawcami zewnętrznymi i jest podstawą do prowadzenia negocjacji warunków i zakresu współpracy stron przy zachowaniu relacji interpersonalnych pomiędzy klientem a jego partnerem biznesowym.

Vendor Relationship Managementto zestaw procesów odpowiedzialny za zarządzanie relacjami pomiędzy dostawcą a kupującym produkty, usługi, etc. Dotyczy zarówno sytuacji przed podpisaniem umowy, jak i po jej podpisaniu. Proces ten jest realizowany przez 3 procesy niższego rzędu:

1. Contract Management

Zapewnienie, iż umowa we właściwy sposób reguluje prawa i obowiązki stron.

Główne cele

• Zapewnienie, że umowa w sposób profesjonalny opisuje zakres usług, poziom usług, wynagrodzenie za usługi, kary umowne i zasady odpowiedzialności stron, metody rozwiązywania konfliktów/sporów;
• Zapewnienie, iż umowa odzwierciedla rzeczywistość i realne potrzeby klienta;
• Wprowadzenie zmian do umowy, spowodowanych ciągłymi zmianami ewaluacyjnymi;
• Ewidencja dokumentów kontraktowych (raporty, zestawienia, protokoły itp.);
• Okresowa kontrola/audyt przestrzegania poszczególnych zapisów umowy (przez obie strony!!!, ważne jest zapewnienie, iż kupujący usługi przestrzega zapisów umowy, także w przypadku braku zastrzeżeń ze strony dostawcy).

2. Know-How Management

Zapewnienie swobody wykorzystania wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych dla poprawnego funkcjonowania klienta. Eliminacja możliwych do wystąpienia zagrożeń bądź rozbieżności interpretacyjnych.

Główne cele

• Zapewnienie praw do kluczowych elementów powstających przed i w czasie wykonania umowy.
• Zarządzanie prawami autorskimi do utworów powstałych w trakcie wykonania umowy (metody pracy, procedury, procesy, algorytmy, bazy wiedzy);
• Ewidencja powstających utworów
• Zapewnienie, iż wszelkie nowe elementy są na bieżąco przekazywane kupującemu przez dostawców i pod-dostawców;
• Ewidencja wiedzy gromadzonej w ramach umowy i zapewnienie dostępu do niej po jej zakończeniu;
• Bazy wiedzy, bazy problemów i metod ich rozwiązywania
• Procedury (często niespisanie formalnie, acz wykorzystywane w pracy dostawcy, bez których usługi nie mogłyby być świadczone)
• Zapewnienie, iż osoby biorące udział w wykonaniu umowy posiadają odpowiednią wiedzę i kwalifikacje, okresowa kontrola tego faktu (zgodnie z zapisami umowy);

Krytyczne znaczenie ma zapewnienie praw własności lub ewentualnie praw do wykorzystania elementów powstałych w trakcie realizacji umowy oraz po jej zakończeniu. Niezmiernie istotnym jest by zachować pełną kontrolę nad wartościami niematerialnymi i prawnymi, użytkowanymi licencjami i innymi podobnymi umowami.

3. Market Relevance

Zapewnienie, iż warunki umowy co do warunków współpracy, zakresu i związanego z nimi wynagrodzenia są zgodne z aktualna i przyszłą sytuacją na wolnym rynku.